Regolamento III – Spese, Costi, Rimborsi, Donazioni

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Art. 1 Spese sostenute dai Soci

1.a) L’Associazione culturale di promozione sociale Ghostbusters Italia si basa sul volontariato.

1.b) Un Socio non può chiedere nessun tipo di rimborso al Club, a meno che:

1.b.i) abbia preventivamente sottoposto al giudizio del Comando un progetto esecutivo, preventivando i costi di massima, e ottenendo un parere favorevole alla sua realizzazione, in quanto ritenuto utile all’intera associazione durante eventi e incontri. In questo caso, egli si impegnerà a portare a termine quanto ha progettato e proposto, mettendolo poi a disposizione del Club.

1.b.ii) abbia ricevuto un parere favorevole dal Comando sull’acquisto di uno o più oggetti che il Comando stesso ritiene possano portare entrate favorevoli alle casse dell’associazione.

1.c) In ogni caso è sempre il Comando a stabilire se il Socio abbia diritto a essere rimborsato, in base ad un giudizio logico che terrà conto di più fattori (disponibilità economica, utilità, ecc.).

1.d) Spese di alloggio e di viaggio per presenziare ad un evento o ad un incontro sociale sono rimborsate ad insindacabile giudizio del Comando. In questo, ovviamente, concorreranno diversi fattori (ineluttabilità o meno della presenza di quel Socio, disponibilità economiche, presenza fattiva in loco, ecc.).

1.e) Eventuali approvate spese di viaggio saranno assolutamente in linea con le leggi vigenti e le regole stabilite per le associazioni (schede rimborsi chilometrici, ecc.).

1.f) In caso di impossibilità economica per rimborsare le spese viaggio, il Comando può valutare una qualche forma di supporto al Socio.

Art. 2 Gratuità degli incarichi

2.a) I componenti del Comando, come pure tutti i Soci, prestano la loro opera gratuitamente.

2.b) Durante la permanenza in una località in cui si svolge un evento, Ghostbusters Italia può rimborsare le spese di alloggio ai membri del Comando (Presidente e Consiglieri) solo se il suddetto evento è ritenuto di estrema importanza per il Club e nel quale è chiaro ed evidente il notevole impegno profuso dal Comando nello stesso. I grandi eventi nazionali ufficiali nei quali l’impegno dell’intero Comando comporta una presenza massiva in loco dei suoi componenti sono denominati “Ghostbusters Day”.

2.c) Eventuali rimborsi o spese sostenute dovranno essere approvate dal Comando ed iscritte nel  rendiconto economico. Il Comando può, a fronte di particolari esigenze, decidere eventuali deroghe a quanto stabilito.

Art. 3 Donazioni

3.a) Sulle donazioni che le varie manifestazioni possono fare all’associazione Ghostbusters Italia, il Socio non ha diritto di prelevare o decidere alcun rimborso personale o di gruppo.

3.b) Queste donazioni vanno riversate nelle casse di Ghostbusters Italia appena la stessa manifestazione si è conclusa.

3.c) E’ il Comando a verificare la possibilità di rimborsi, anche ai Distaccamenti che abbiano totalmente gestito un evento.

3.d) E’ importante farsi consegnare un documento di consegna e/o rilasciare una ricevuta, che sarà timbrata con un timbro ufficiale di Ghostbusters Italia e controfirmata. Documento e copia della ricevuta andranno consegnate all’Associazione.

3.e) Ghostbusters Italia rilascia un documento di ricevuta, debitamente firmato dal Presidente. Questo documento, nell’impossibilità di essere firmato e consegnato sul momento, può anche essere trasmesso in un secondo momento (via fac-simile o posta).

Art. 4 Entrate sulla vendita di oggetti

4.a) Ghostbusters Italia può svolgere pubblica raccolta fondi o vendere oggetti di modico valore per finanziarsi, esclusivamente in forma saltuaria e non organizzata.

4.b) E’ vietato svolgere attività tramite un’organizzazione imprenditoriale.

4.c) E’ permesso svolgere attività a pagamento rivolta verso i non Soci, avere ricavi da sponsor, pubblicità, vendita di beni nuovi (anche verso i Soci), purché i proventi non superino mai i proventi derivanti dalla attività istituzionale dell’associazione, rivolta verso i Soci.

4.d) Così come per le donazioni, le entrate in cassa per la vendita di oggetti vanno riversate nelle casse di Ghostbusters Italia appena la stessa manifestazione si è conclusa.

4.e) Ogni entrata economica va documentata con una ricevuta, una copia della quale va consegnata all’Associazione, così come spiegato nella “Guida raccolta fondi durante gli eventi”.

4.f) La sopracitata Guida spiega in modo chiaro e semplice come gestire ogni aspetto legato alla gestione della cassa e alla documentazione economico/finanziaria da produrre e conservare.

4.g) La Guida è dotazione di Ghostbusters Italia e fornita in occasione di fiere ed eventi, insieme alla modulistica inerente.

Art. 5 Oggetti e scenografie

5.a) Qualunque Socio realizzi un oggetto, prop o scenografia, per il quale abbia ricevuto un rimborso da parte dell’Associazione (art. 1.b.i) è consapevole che tale oggetto diventa immediatamente di proprietà dell’associazione.

5.b) Se il Socio custodisce o ricovera tale oggetto per l’impossibilità da parte dell’associazione di trovarvi collocazione diversa, è consapevole che questo debba essere messo a disposizione appena ne venga fatta richiesta per un qualsiasi evento.

5.c) La movimentazione dell’oggetto realizzato sarà valutata in base alla logistica, alle dimensioni, alle condizioni economiche del Club e alla possibilità di spostamento dello stesso Socio. Si valuterà insieme la soluzione migliore (trasporto, spedizione, ecc.).

5.d) Per nessun motivo il Socio può rifiutarsi di mettere l’oggetto o la scenografia a disposizione.

5.e) Caso estremo, può essere valutata la possibilità che il Socio voglia acquistare dal Club l’oggetto da lui custodito, condizione per la quale egli verrebbe ad avere pieni diritti sull’oggetto e il Club più alcuno.

Art. 6 Attrezzature prestate tra Soci

6.a) E’ consentito prestare oggetti e attrezzature tra Soci, trattandosi di una trattativa tra privati.

6.b) Nel caso l’oggetto prestato subisca un danneggiamento, Ghostbusters Italia non può intervenire tra le parti, che dovranno addivenire ad un accordo tra loro (Vedi Reg. IV. Art. 1.e).

6.c) A insindacabile giudizio, Ghostbusters Italia può decidere di intervenire qualora ritenesse l’oggetto di grande importanza per lo svolgimento degli eventi cui partecipa il Club, e valutare, in base alle proprie capacità economiche, se comprarne uno nuovo che sostituisca quello danneggiato.

6.d) In conclamate e documentabili situazioni di palese scorrettezza da parte di uno o più Soci, Ghostbusters Italia può ammonire i responsabili e chiedere di seguire le responsabilità che questi hanno preso nei confronti di chi ha prestato loro gli oggetti.

6.e) In spiacevoli casi estremi, sempre documentabili (quindi dimostrabili) di chi, trovatosi a qualunque titolo in possesso di un oggetto prestato, o di denaro altrui, se ne sia appropriato, cioè si sia comportato, senza alcuna autorizzazione, come se fosse il proprietario, per procurarne profitto per sé o per altri, si configura il reato di appropriazione indebita (codice penale, articolo 646). Un reato che il legislatore punisce con una pena di reclusione fino a tre anni, oltre a una multa in denaro.
Ghostbusters Italia intimerà perciò l’immediato ritorno al rispetto delle regole del Club, delle leggi italiane e del vivere civile. Chi si sarà macchiato di tale reato potrà fare ammenda e restituire il maltolto prima che l’Associazione valuti e decida la sua espulsione.